La digitalizzazione archivi è più semplice su sgaservice.com. Non si tratta di una semplice scansione dal materiale cartaceo al supporto informatico. Una digitalizzazione professionale di un archivio aziendale offre tantissimi vantaggi per un’azienda piccola come per un’attività di medie dimensioni. Infatti, ci sono degli adempimenti fiscali da seguire e ci sono dei documenti che devono essere sempre a portata di mano in caso di controlli. Quali sono questi vantaggi rispetto alle altre realtà aziendali che non hanno un archivio digitale per la propria documentazione? È tempo di scoprirli!
Digitalizzazione archivi, 5 vantaggi per le piccole e medie imprese
Le piccole e medie imprese possono ottenere diverse opportunità da una digitalizzazione degli archivi puntuale ed efficiente. Ecco alcuni a titolo di esempio.
1. Risparmio di spazio e di carta
L’archivio cartaceo è una soluzione pratica solo nei primi tre mesi di vita dell’azienda. Poi tutto si complica. Infatti, le carte prendono pian piano il posto delle persone. È evidente soprattutto nei reparti amministrativi.
La carta si accumula e lo spazio si riduce. La digitalizzazione archivi rende l’ambiente respirabile e sostenibile per tutti gli anni dell’attività. Se l’azienda si ingrandisce, non sarà un problema, anzi! L’archivio digitale si rinnoverà e cambierà in base alle nuove esigenze. Il risparmio di carta e di spazio significa anche un risparmio in denaro e in tempo. Queste ultime due risorse sono fondamentali per qualsiasi azienda e possono fare la differenza quando questa deve affrontare il mercato italiano e quello europeo.
2. Velocità e competitività
Avere un archivio agile perché digitalizzato aumenta la velocità nei processi di gestione. Se prima ci voleva un’ora per reperire un documento, dopo la digitalizzazione bastano pochi secondi.
Velocità si traduce in maggiore produttività per l’impresa, minori costi di gestione e una visione più chiara dei progetti da gestire. Infine, costi più bassi comportano una competitività maggiore. Provare per credere! La velocità da sola non basta e non è sufficiente a garantire un ottimo disbrigo delle pratiche. Per fortuna, la digitalizzazione degli archivi consente anche di creare dei punti di controllo, per ottenere una gestione puntuale e affidabile.
3. Gestione migliore di qualsiasi pratica
Qualsiasi sia il settore in cui opera l’attività o la pratica da seguire, la gestione sarà ottimizzata e migliore in termini di qualità. La Pubblica Amministrazione potrà metterci anche un anno o due a rispondere, ma l’azienda sarà reattiva e pronta all’azione!
La gestione ottimizzata permette di dare risposte immediate ai clienti e di fornire una rendicontazione puntuale ai fornitori. In caso di disguidi o problemi, si potrà reagire immediatamente e con tutta la documentazione del caso.
4. Opportunità di finanziamento
Le opportunità di finanziamento per le piccole e medie imprese italiane sono dietro l’angolo. Purtroppo, però, non tutti possono reagire prontamente ai bandi. Infatti, i tempi di presentazione delle domande sono sempre strettissimi. In più, la mole dei documenti richieste spinge molte attività a lasciar perdere dal principio. Poi, c’è l’effetto PNRR. Il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza avvierà una serie di bandi utili per le aziende.
Infatti, la spinta verso la digitalizzazione archivi e l’innovazione tecnologica saranno i primi obiettivi dell’agenda. Quindi, non mancheranno occasioni per ottenere dei finanziamenti. Per poterli ottenere, avere un archivio ottimizzato farà senz’altro la differenza!
5. Soluzione definitiva e all’avanguardia
Oltre alle opportunità di finanziamento, è molto importante pensare al futuro della propria azienda. Infatti, la digitalizzazione degli archivi è utile sia nel presente dell’azienda che nel futuro. Se oggi consente di ottimizzare i processi e migliorare i processi produttivi, domani l’archivio digitale sarà la base su cui si appoggerà la documentazione futura. Quindi, sarà una garanzia per il successo e la crescita della propria azienda.
Infine, un aspetto da non sottovalutare è la sicurezza aziendale. La digitalizzazione della documentazione d’impresa permette di ottenere un archivio che è accessibile solo a chi deve consultarlo. I segreti aziendali saranno al sicuro e nessuno potrà mettere mano dove non deve. I recenti casi di attacchi hacker anche alle strutture pubbliche italiane ha fatto capire quanto sia importante ottenere degli archivi inaccessibili ai malintenzionati.
Digitalizzazione archivi, a chi rivolgersi
Per ottenere degli incentivi specifici, è importante avere le carte in ordine e un archivio funzionale al 100%. In più, la digitalizzazione fa parte degli investimenti del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza.
SGA Srl è l’attività di riferimento per trasformare un archivio cartaceo pieno di polvere in un archivio digitale dinamico, pronto a raccogliere questa sfida e a rendere più semplice l’accesso ai finanziamenti per la piccola e media impresa italiana!
